浅议信息技术在学校档案管理中的应用

苍南县灵溪第二高级中学  黄月容

  [摘要]：随着我国信息技术的发展，利用计算机对学校档案进行管理已经是时代的必然。针对传统档案管理存在的不足，提出建立现代化学校档案管理系统有着重要的意义。并且利用计算机管理的现代化师生管理系统有着处理迅速、存储量大、查阅方便；节省人力，减少档案管理的成本；可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率等优势。并且提出如何才能实现学校师生档案管理信息化的路径以及今后的努力方向。

[关键词]：信息技术  学校  档案管理  应用

    随着信息技术飞速发展，计算机在各种领域得到广泛应用，也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。我国档案管理自动化已走过十几年历程，一些优秀的档案计算机管理系统被推广应用，在档案工作中也起了很重要的作用。在学校不断深化教育改革发展过程中，对学校档案管理的要求越来越高。利用信息技术对学校档案进行管理已经是时代的必然。如何发挥信息技术在学校档案管理中的作用，使学校档案工作更好地为学校的教育、教学和管理工作服务，为学校加快信息资源建设服务，是学校档案工作者所要关注的问题。

    在探讨如何让信息技术在学校档案管理中得到很好的应用，我们先来看看传统学校档案管理方式存在的不足：

    一、传统学校档案管理方式的不足。

    学生是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。管理系统是一个教育单位不可缺少的部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要，比如教师档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多的不足：

1、接触的人员较多，保密性较差。传统人工的方式管理文件档案，有些教师随便进出档案室，没有通过管理人员的允许，随便拿取他人档案，这样档案所接触的主体较多，保密性能差，而且有时会把个别材料丢失。

2、容易出差错，效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息量大，平时领导要求查找文件，对于只模糊知道一些标题不知道时间的文件的查询就显得不方便，得搬出一大堆文件在找，使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率，而且会找出几份无关的文件，效率低。

    3、档案的查找、更新和维护困难。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，将产生大量的文件和数据，比如我校的档案这么多年来，积累了很多，这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。

    二、建立现代化学校师生档案管理系统的优越性。

    现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。在全球信息化进程越来越快的今天，信息技术日新月异地向前发展，并把利用计算机和网络作为重要内容，世界各国都把信息使用放在重要位置上，师生的档案工作也不例外。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理。本人认为，针对传统档案管理方式所存在的不足学校应当建立起现代化的师生档案管理体制——实现教师档案管理信息化、自动化，建立现代化学校档案管理系统有着重要的意义。

    1、现代师生档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化学校师生档案管理系统有着很大的容量，可以存储历届的学生档案，应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用，这样能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理。

    2、现代化学校师生档案管理系统只需一到二名高素质的专职工作人员档案管理员热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，就可以实现档案的日常管理，可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本。

    3、现代化学校师生档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

    三、让信息技术在学校档案中得到很好的应用，实现学校师生档案管理信息化的路径。

    为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本人认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：

    1、领导重视是学校档案室信息化建设的根本保证。

    学校档案形成于学校各个时期、各个方面，是学校的宝贵财富，它对于推动教育改革、科学管理、提高教学质量、开展教学研究、维护学校的权利、展示学校的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。随着教育信息的迅速提高，档案工作也就面临着新的挑战。因此，要让学校领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对学校各项事业创新与发展的重要性，切实把档案信息化提高到学校发展与改革的高度来对待，把档案工作落到实处，能把档案工作纳入学校主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围。使档案管理有领导保证、人员保证、时间保证、经费保证等四大保证。这是加快学校档案信息化的关键，也是学校档案事业生存与发展的根本保证。

    2、着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。我认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

    2、统一的档案管理平台和抓好学校档案数据库的建设。档案现代化的前提是实现档案系统的办公自动化，只有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统化，才能够实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理。但只在档案系统内部实现统一的管理系统还不能确保实现档案的信息化，还必须实现文档一体化管理。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统，完成撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来，这样，学校各部门就可以通过网络实现对这些档案信息资料的共享。

    3、加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，可以：(1)以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。(2)有利于遗漏文件的补漏增缺。保持文件的历史原貌，利用档案资料方便，检索简便，准确率高。(3)有利于文档的保密。

    4、学校的档案工作者必须具备高素质的要求。档案信息化建设依靠的主要是高素质的档案工作。档案工作者不但要有强烈的事业心、职业的敏锐必性、思维的创新性和过硬的档案专业技能；还要具备一定的计算机处理技术。而且还要具备一定的能力，即：(1)档案信息真实性的维护能力；(2)档案信息的获取能力；(3)档案信息的鉴定、评估能力；(4)档案信息的加工、提炼能力；(5)档案信息的交流、传播能力；(6)档案信息市场的调查、营销能力。一个档案工作人员应该具有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。不断学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。

    知识经济时代的今天，对文书档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，要充分发挥信息技术在档案管理中的应用，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。学校档案要参与校园文化建设，对于我们来讲也是一门新的课题，要搞好这项工作，需要全校师生的共同参与。档案工作人员要把档案管理与校园文化建设有机的结合，着力于档案的“收”、“管”、“用”，把学校档案的精收善用融入到校园文化建设的“大合唱”之中。

参考文献：

《论档案信息化建设及其组织管理》     《浙江档案》2007年第l期作者：杨安莲

《档案数字化管理实践》               《浙江档案》2006年第l期  作者：钱志祥

《电子文件管理与数字化技术教学纲要》  浙江省档案局

《电子文件归档与电子档案管理》        浙江省档案局