浅谈我县基建档案整理方法

——学习实践科学发展观活动专题调研报告

 

基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录,以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程.其原则是尊重文件的形成规律,保持文件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规范.一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。

由于我县至今尚未建立城建档案馆，因此，过去形成的大量基建档案均存放于县规划建设局的档案室，而且均未按规范标准进行整理。从2007下半年以来，根据上级规划建设部门的要求，在我局和县规划建设局的共同重视下，县规划局拨出专款，决定将库存的、建县20多年以来形成的300多个单位的基建档案重新进行统一规范整理，并将这项工作委托给我局负责。近二年多时间以来，我局已安排专人对县规划建设局的全部基建档案分期分批进行整理。截止到3月底，已完成五分之四，尚有五分之一正在抓紧整理之中。由于随着我县经济的发展和城市化的要求，基建档案将随着我县的人民生活水平的提高及经济的发展而大量增加，急需根据我县实际情况和规范要求进行科学整理归档，为以后我县创办城建档案馆打下良好的基础，为此，本人在近一年时间以来，结合我局在整理城建档案过程中遇到的问题，进行科学归类和分析研究，初步清理出本人认为比较切合我县实际的整理方法。近期，根据县委关于深入开展学习实践科学发展观活动的安排，本人又专题就我县基建档案的整理归档工作再次进行调研、分析，理出头绪，现提出供以后整理时参阅。

一、分类

通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目，具体基建项目为二级类目，三级类目通常不设置。如基建项目很大，形成案卷数量非常多时可设置三级类目，分类方法有两种：一种是按各参建单位分类；另一种可按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类。

二、立卷

基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工（监理）基础资料、图纸。管理性文件一般按问题组卷；施工（监理）基础资料组卷时应首先按材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开，然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷，技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷；图纸按照目录组卷。

三、卷内文件整理

卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。

卷内科技文化材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打码，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。图样在折叠后的图纸右下角标题外打页码。每卷的页号均从“001”开始。卷内目录和备考表不编写页码。

四、填写卷内目录与备考表

科技档案卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须进行著录，具体著录如下：

序号：用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序，一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位。其中打印件与底稿，主件与附件、原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。

文件编号：文件的文号就是文件编号；图纸应填图号，如“水施03”。其余材料的文件编号均可不填。

责任者：文件的责任者以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位；有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替，可用通用简称。竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。

文件材料题名：填写科技文化材料的全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来，以便于查找。

日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。

页号：填写每件科技文件材料填首尾号。如“021-023”。如果一份文件只有一页且单面的，则需写一个页号如：“031”。

备注：需要注明的问题。

需要指出的是图纸有图样目录时，可做为卷内目录保管。

备考表的填写包括以下内容：1、标明卷内文件的件数与页数；2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。4、互见号：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号。

五、填写案卷封面

档案馆号：不填；

档号：由二个方面组成：分类号＋案卷流水号。基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号，最小类别的案卷按项目从“001”起编案卷号。

案卷题名：案卷题名由一般由工程项目名称、内容、文种三部份组成。管理性文件为责任者、问题、文种。表格、图纸材料为项目名称、工程部位（子项或分部）＋表格、图纸名称；

立卷单位：组卷单位；

起止日期：填写卷内文件形成的起止日期；

保管期限：填写划定的永久、长期、短期。同一档案案卷内文件材料有两种以上保管期限时从长划定；

密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。

六、案卷装订

基建档案的文件材料需要装订的部分，按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4或16开规格的文件要先修复（贴补）和折叠，对有文字是在文件装订线上的，应该以粘贴补宽装订边粘贴文件和封面要用乳胶。

图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每张图纸的右下角（标题栏外）加盖档案号章。档案号章的模式如：

档案号	B-2
件号	6	页号

对于成册的设计图纸（蓝图），如果规格过大的可以整本对折置入盒内，如果此法不能解决问题的，还可订制专用档案盒。

散件的图纸多时需要单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考表。

散件的图纸与散件的文字材料组成一卷时一定要装订。

底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目录。

所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章上必须有相关单位负责人的签名。

档案工作人员在接收图纸时注意：利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。

图纸的折叠。对大于A4的图纸，以蓝图标题栏的正视为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将蓝图折成A4图纸的规格。折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。

盒仅作装具用的，盒面只需填写“档号”。盒用作案卷封面的，需填写盒面上的各个项目。不须放入软封面，但要放入卷内科技文件材料目录和卷末备考表。在盒脊背上可只填写档号。

七、编制检索工具

科技档案检索工具一般是总目录和分类目录。档案室一般用分类目录。分类目录式样如下：

档号	案卷标题	立卷单位	日期	期限	页数	备注

以上是本人结合我县基建档案的实际情况，根据国家档案和城建部门制订的基建档案的具体的归档整理标准而提出的，其中定然存在很多不足及错误之外，有待在以后的具体工作中进行修改补充，并请档案工作的专和同行提出宝贵意见。

 

苍南县档案局  谢展宇

                              2009年4月23日