温州市档案学会2005年年会交流论文之三十二

浅述档案工作实行监督指导中的几个问题

苍南县档案局  董超舒

监督，一般可理解为监视和督促。指导，即指引、指点、引导和导向。《中华人民共和国档案法》第六条、第七条赋予档案行政管理部门、镇（乡）、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，对本级所辖范围内的档案工作实行监督和指导的职能。本文就县（市）级档案行政管理部门实行监督指导的意义、作用、方式、方法以及对执行监督指导部门、人员的自身要求等有关问题进行探讨，与同行们商榷。

一、充分认识监督指导的意义和作用

档案工作实行监督指导，是档案行政管理的主要组成部分，它即是一种管理职能，也是实行有效管理的一种重要手段。但是由于档案本身存在着效益的滞后性和非直接性，以及档案工作首先要求投入等原因，所以在档案工作还没有引起所有分（主）管理领导和有关人员足够重视的情况下，实施监督指导尤为重要。唯物辩证法承认外因是变化的重要条件，也可以说某种情况下，外界的条件和作用，对事物的变化起到重要的影响，上级的监督指导的意义也在于此。

监督指导的作用。笔者认为，它有利于改变某些单位、某些领导对档案工作不重视的状况；有利于打开有关系统或部门对档案事业有关政策、法令不畅通的局面；有利于改变档案工作所需人财物等基本条件不具备的现象，有利于缩小档案事业发展中不平衡的差距；有利于解决档案工作人员业务不熟悉的问题；有利于弥补业务工作具体标准不规范的缺陷；也有利于提高立档单位，特别是进馆单位档案的安全保管和有效作用。总而言之，档案行政管理部门实施有效的监督指导，对促进和提高一个地区、一个系统或单位的档案事业发展和档案工作水平，是十分必要的。

二、通常采用的监督指导的形式和方法

档案工作实行监督指导的形式和方法可分为以下几种：

（一）形式

第一、宣传导向型，实施超前监督指导。就是捕促信息，提前介入，对档案工作进行引导，如新建单位（企业）新上马的工程项目。有影响的大型活动之前，或上级档案部门新的精神贯彻之际，都可以来采取这种形式。

第二、指导帮助型，实施同步监督指导。也可以说在事物发展、工作运转过程中，档案部门对有关单位或部门的档案事务进行指导帮助型的监督，使其在档案工作方面少“走弯路”或不“走弯路”，产生更好的社会和经济效益。

第三、考核、验收型，实施跟踪监督指导，就是对即将结束或已经结束的档案事务进行监督指导。如建设工程项目竣工，大型活动结束，单位撤销、兼并，企业转制、倒闭，工作阶段，年终岁末的档案工作进行考核验收、鉴定或接收，发现问题，可以及时追补。

（二）方法

监督指导的方法，根据当前情况，应分为侧重于监督或侧重于指导两个方面。

1、侧重于监督的方法

①严格规范监督范围

要根据档案工作法律及上级档案部门的规定，及时采用文件、会议等方式布置下去，讲明目的意义，提出标准要求，使所属单位明确上级需要监督执行的范围，做到监督者和被监督者在认识上和标准制度上一致。

②争取加大监督力度

为了加大监督力度，对档案法规，重要任务指标，档案事业发展的重要环节，还需要借助领导及上级部门的权威和力量，请主管或分管领导出面过问，到场讲话，上级综合部门出面批转文件等办法，从而产生一种上级领导重视，下级不敢马虎的权威效应。

③适当增加监督环节

要做好每一件工作，不是一种简单的事，尤其是档案系统的工作，不要认为会议开过了，文件发过了，就可以得到预想的结果。对有些部门或人员，对有些工作任务要求，还需增加一些工作环节，如电话询问，要求汇报反馈，实地察看，避免可能出现的不了了之、延误时机、影响整体工作的现象。

④逐步提高监督档次

执法监督检查，是一种比较有力的监督办法，但是由于多种原因，在执行过程中困难还比较多，档案部门就要克服困难，冲破阻力，理直气壮地开展执法检查。检查的时机，可选择<档案法>宣传月、立卷月、年度检查等。检查的对象，最好选择机构比较健全，而档案工作薄弱的单位或部门。检查的组织一般是档案部门自己检查或配合上级检查，最好请人大、政协、司法、法制等部门参加的联合检查，以提高监督档次，引起被检查单位的重视。

2．侧重于指导的方法

①培养典型，评比先进，树立样板导向

工作中要善于发现典型并注意培养，探索经验，加    以推广，同时要搞好先进评比或业务工作升级达标，树立样板。档案工作与其他工作一样，既有理论和上级的指导，又有可比性的样板导向，定能起到积极的指导和模仿的作用。

②通报情况，交流信息，加强舆论引导

工作中要善于借用文件、简报、报刊、杂志等信息 媒介，及时又经常地通报交流档案工作信息，如肯定或公布成绩，表彰或宣扬先进事迹，推广或介绍工作经验，这种积极的舆论导向，对开展档案工作的业务指导，效果是很明显的。

③区别对象，有的放矢，实行分类指导

任何事物都有普遍和特殊，一般和个别之分，就档案工作来看各系统、各单位、各档案员在档案工作开展方面都有不同的情况，这就需要加强调查研究，区别对象，有针对性地进行指导，有什么问题，帮助指导解决什么问题。

④培训人才，提高素质，从根本上指导

什么事情都是靠人干的。在档案工作中，最重要的是加强业务人员的培养，搞好档案队伍建设。在业务指导上，指导一次二次，深入一家两家，帮助一年两年，一般只能是“头痛医头，脚痛医脚”。只有加强档案队伍建设，提高业务素质，做好稳定档案队伍工作，这才是最好的指导。

三、加强监督指导部门的自身建设

要当先生，先当学生，这是众所周知的道理。担任档案监督指导之部门(人员)的自身建设十分重要。据当前情况，笔者以为要从以下几个方面人手：

1．正确认识和处理监督和指导的关系

一般认为，监督是硬手段，指导是软办法，监督带有强制性，指导则是自愿的。在当前档案工作还没有引起有些单位足够重视，档案人员经常变换，业务生疏，档案工作还处于落后状态，需要扶持的单位，应以指导为主；对档案管理工作已上等级的机关事业单位和已达标升级的企业，应以监督为主。否则，如果对需要扶持的不采用软办法指导而强硬监督，就会适得其反。而对档案工作基础好的单位，如果始终停留在指导上，一方面监督指导部门总是脱不了手；难以向其他新的领域延伸，另一方面，这些单位的档案人员业务素质也难以提高，工作也难以向高层次发展。

2、制定和执行统一、稳定的制度标准

统一又稳定的标准制度，既有利于监督指导部门(人员)的工作，也有利于所属档案部门(人员)：执行，不论是谁，任何时候，均掌握一把“尺子”，这就比较容易执行，如果是“朝令夕改”，一、二年，甚至经常变化，执行者就会手足失措，带来的是工作重复或返工，财物浪费，档案人员厌烦，上下级机关也会产生矛盾等等，这就要求档案行政管理部门、专业档案部门对制定下发的制度；规范，尽量保持一致，一般情况下少变动。

3．不断提高业务素质，适应工作需要

督导部门(人员)的业务素质，在某种程度上关系着所属单位的档案工作水平。县级档案督导部门担负着双重任务，既要在执行上级有关规定中当好领导的参谋，又要根据本地实际提出贯彻意见或建议，并要亲自带领实践，因此督导人员要及时、全面领会上级业务部门的精神，了解掌握关联单位的情况，领会本级领导的意图，以适应工作的需要，实施更有力的监督指导。

4．加强职业道德修养，树立优质服务观念

省档案局提出的全省档案工作人员的职业道德规范，在当前形势下尤为适合，档案部门虽是“清水衙门”，但不是“世外桃源”，在市场经济条件下，要清醒的勤政、廉政意识，在思想上树立起优质服务的观念，在实际工作中，帮助指导是服务，监督检查也是服务。在监督指导中一定要做好法制宣传和正确引导的工作，消除对方容易产生的误会或顾虑。必须要抱着对党和政府负责，对集体、对人民负责，对事业发展和历史负责的态度，搞好优质服务，做好监督指导工作，为发展档案事业作出自己的努力。