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浙江工商大学 陈玉立
内容提要 当前我县乡镇档案工作还存在：档案意识比较淡薄，没有建立统一的档案管理机构，档案队伍不稳，管理比较混乱，信息资源没有充分开发利用等令人担忧的情况，其原因在于：部分领导认识不到位、部分档案工作者业务素质差、档案事业费难以保障、监督指导履行难、信息资源开发力度不够。为了使我县乡镇档案工作上一个新台阶，必须采取牢固树立依法治档意识，落实乡镇领导对档案工作的责任制、加强档案队伍建设、进一步提高档案质量、抓好基层档案管理、规范乡镇档案管理、充分利用档案价值等措施。
关键词 乡镇档案 现状 对策
乡镇档案是乡镇机关和企事业单位在业务活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史真实记录。是乡镇政治、经济、文化发展的真实写照，它记述和反映了乡镇机关企事业单位各项活动的内容和过程，为乡镇领导正确决策提供科学依据，在乡镇两个文明建设中发挥越来越重要的作用。本文结合我县乡镇档案工作现状，就造成当前乡镇档案工作滞后的原因与对策等问题作些探讨。
一、当前我县乡镇档案工作的现状
苍南县是
1981年至1992年5月，县下辖10个区75个乡镇；1992年5月撤销了10个区、33个（办事处），下辖42个乡镇；2000年重新撤并后至今，现在全县辖36个乡镇。党的十一届三中全会特别是十五大以来，由于坚持改革开放、加强社会主义民主政治建设。我县农村发生了翻天覆地的巨大变化，农村经济有了突飞猛进的长足发展。同时，我县乡镇档案工作也进一步得到完善，从乡镇档案工作总的情况来看，全县36个乡镇机关单位已有龙港、钱库、宜山、金乡、巴曹、炎亭、大渔、望里、新安、括山、仙居、芦浦、渔寮、灵溪、腾洋、沿浦、蒲城、马站、桥墩、南宋、霞关、观美、藻溪、云岩、昌祥、五凤、凤池、矾山、莒溪29个乡镇机关单位达到省二、三级目标管理认定标准，剩下浦亭、石砰、龙沙、中墩、凤阳、岱岭、马站开发区7个乡镇机关单位也做好了档案材料的规范化整理、落实档案专用库房，配备必要的档案保护设施，实行全部档案集中统一管理，制定各项规章制度，落实人员，机构经费等，达到市一级目标管理认定标准，全县977个行政村已有864个行政村建立了档案工作，档案率达到90%。而且全县二轮土地承包档案工作也进一步得到完善。改革开放以来，我县乡镇档案建设是有长足发展的，尤其是1987年《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）颁布后，乡镇干部的档案意识普遍增强，开展了乡镇综合档案室档案管理创建达标活动后，许多乡镇在做好档案管理的同时，注重了档案信息资源的开发利用，使档案特有的功能，在为农村政治、经济、科学文化等方面的服务工作得到了充分发挥。但是，目前在我县乡镇档案工作中，还存在着一些不容忽视、令人担忧的情况。
1、档案意识比较淡薄。一是一些人不了解档案和档案工作，有的人甚至把档案写成“党案”，令人啼笑皆非，更不知什么是档案工作；二是《档案法》的宣传、贯彻还未涉及到各个领域。《档案法》虽然已颁布实施17年，但其宣传和贯彻的面不够广泛、不够深入，死角仍然存在。许多乡镇干部和群众的档案意识比较淡薄，在乡镇机关甚至还有个别干部还不知道《档案法》，上头无布置，下面无行动，甚至上头布置了，因为乡镇其它工作忙，先放在一边，暂且不抓，使个别乡镇档案工作成了一个被遗忘的角落。
2、没有建立统一的档案管理机构。我县乡镇由于受人员编制限制，没有建立统一的管理机构，有的虽有分管领导，但是很少问津，或分而不管，或管而不紧。乡镇的文书人员按其职责范围理应是乡镇档案的业务人员，按照《档案法》的要求，应负责乡镇所属各单位档案的业务监督、指导和检查，但是，目前由于体制的限制，乡镇所属各部门一般都是由县专业主管机关垂直管辖，如乡镇的财政所、土地所、规划所、邮电局等都是由县主管部门管理，但他们所形成的文件材料却无不反映本乡镇的历史发展面貌，这部分的档案不加以归档，乡镇档案的完整性和系统性就难以得到保证，档案应有价值的发挥也就受到影响，难以发挥出档案利用的整体、规模效益。
3、档案队伍不稳。目前我县36个乡镇只有2个乡镇有专职档案员，其它乡镇没有专职档案工作者，档案员均由文书兼任，且档案人员变动频繁，如石坪乡一年文书变动4个，有的还由其它人员代替，由于档案员疲于应付日常事务无暇钻研档案业务，且人员变动频繁，影响了材料归档和档案工作质量。
4、档案管理比较混乱。当前乡镇档案工作中，真正做到规范化管理的为数不多，仅占全县36个乡镇的百分之二十左右，其他乡镇在档案管理方面普遍存在着一些不良现象。一是库房装具缺乏，管理不到位。多数乡镇虽有档案室，但没有必备的档案装具，如装订机、空调等。由于一些领导干部班子不稳定，档案人员更换频繁，存在着目光短浅，忽视档案基础工作的倾向；有的不愿管，有的无人管，人员配备、业务经费等问题得不到解决或难以解决。二是收集不齐全。由于乡镇档案点多面广，档案员多为兼职或身兼数职，有兼而不管，兼而不力的现象，有的乡镇企业根本就没有兼职档案员。文件处理不正常，必备的制度不健全，致使档案收集不齐全，大多锁在抽屉里或放在柜中；有些只注意收集上级来文，而不注意收集自身活动形成的材料，对于乡镇建设的一些重大活动，重大决策的档案材料，有的只注意会计、文书档案，很少收集部门档案。三是文件材料占为己有现象较为普遍。大多数乡镇中，档案机构的不健全，导致许多文件材料被个人占有，特别是在领导成员和经办人员工作变动时，交接手续不严格，使许多文件材料在工作人员上任或调离时随身带走或擅自销毁。四是档案管理制度不健全。有些乡镇连最基层的《立卷制度》、《借阅制度》都没有，一部分乡镇虽制定了档案管理制度，却是为了应付档案部门的检查，怎样组织落实则缺乏措施，开展档案工作时往往把制度搁在一边，其结果使制度流于形式，没有发挥应有的作用。
5、档案信息资源没有充分开发利用。充分开发档案信息资源，并积极提供利用，为乡镇经济建设服务，是当前乡镇档案工作的一大任务。由于开展了乡镇档案管理达标活动，许多乡镇根据需要，编制了一些资料，如大事记、文件汇编、组织沿革等等。对于地方特色的信息资料开发利用尚未展开，致使档案信息没有得以充分开发利用。
二、造成当前乡镇档案工作滞后的原因。
1、部分领导认识不到位。乡镇发展档案事业，领导是关键。而相当一部分的乡镇领导对档案工作缺乏足够的认识，往往是说起来重要，忙起来不要，认识不到档案工作的重要性，未将档案工作纳入乡镇工作和自己的议事日程及对各部门的考核中，从而使乡镇档案工作既无人力、财力、物力的保证，又无开展档案工作的具体实施细则和规章制度，严重地制约乡镇各部门档案工作的有力开展。
2、部分档案工作者业务素质差、责任心不强。由于乡镇编制紧张，档案人员兼职多，变动频繁，业务生疏，大多没有经过档案专业岗位培训。有的档案人员事业心和责任心不强，工作无计划，文件材料存放无秩序，文件立卷归档时，该收集的文件不认真收集，该归档的不归档，工作马马虎虎，敷衍了事。
3、档案事业费难以保障。从全县36个乡镇来看，把档案事业费真正纳入乡镇财政预算的几乎没有，有些乡镇财政困难，连正常的一年一度立卷装订所需的卷皮、案卷目录、卷内目录以及必备的档案装具也难以保障，更谈不上空调、除湿机等硬件设备，一些乡镇档案装具陈旧，档案室简陋，根本达不到“六防”要求。
4、监督指导履行难。《中华人民共和国档案法》第二章第六条明确规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”但具体落实这一规定却相当困难。作为一个身兼多职，对档案业务不很熟练的所谓“专职档案员”，连自己的文书档案也要靠别人帮忙才得到勉强完成，更不要说对机关各部门和所属单位的档案工作实行监督、指导了。同时，由于乡镇机关变动大，人员的配备也不稳定，因此，乡镇档案员的监督指导工作只是停留在口头上，无实质性内容和措施，经常处于原地踏步的状态。
5、档案信息资源开发力度不够。乡镇档案信息开发工作在我县才刚刚起步，仅涉及一些非开发不可的领域，如上头规定乡镇的组织沿革、大事记、地方志等等，但对经济建设等方面特色档案的信息开发，还做得很不够，尚处于萌芽阶段。由于档案信息资源的开发力度不够，最终阻碍了当地地方经济的进一步发展。
三、完善乡镇档案工作的对策。
1、要牢固树立依法治档意识。依法治档，是档案工作的基本方略。针对目前乡镇档案工作的规章制度不健全，档案法制观念比较淡薄的实际，我们要继续认真宣传《档案法》，并制订一些行政条例，不断完善档案法规体系。《档案法》作为国家立法机关制定的关于国家档案管理的一项重要法律，每个社会组织及公民都有认真学习与执行的义务和责任。要联系实际大力做好档案宣传工作，一方面要及时宣传党和国家对档案工作的重视与要求；另一方面要采取各种形式提高宣传档案工作的实效，使大家明确以档案工作与国民经济建设、社会生活及至个人切身利益之间的紧密联系。
2、要落实乡镇领导对档案工作的责任制。江泽民同志曾经指出：“档案工作是各项事业的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。”乡镇党委、政府要遵循江泽民同志的要求，切实重视和加强档案工作，把档案工作列入乡镇国民经济和社会发展计划，列入单位目标考核和领导岗位责任制中去，把档案经费列入乡镇经费当中去，并解决好档案工作机构、人员编制、档案室、设备添置等实际问题，为档案工作的有效开展创造必要的条件。
3、要加强档案队伍建设。一要加强思想政治工作，增强档案管理人员的荣誉感和责任感，使档案员把担负的工作与建设有中国特色社会主义的伟大事业紧密联系起来，并自觉为之奋斗。二要在组织机构上保持档案员岗位的相对稳定，对新选用的档案员，要由老同志在工作实践中传、帮、带。三要提高待遇，增强档案管理岗位的吸引力。组织部门应制定优惠政策，在同等条件下对档案管理工作人员在荣誉、物质等方面给予必要的倾斜，在奖金分配及评选先进时要与乡镇其他干部一视同仁。同时要及时帮助他们解决工作中遇到的实际困难，政治上给予鼓励，物质上给予照顾，工作上激励其热情。四要加强培训，提高乡镇档案员的业务素质。档案管理工作是一门科学，是一项专业性较强的工作，档案工作者必须掌握档案学及与之相关的科学理论知识和实际操作技能，这就要求档案工作人员不仅要有很高的政治素质，而且要有系统的专业知识。因此，应有计划、有重点地加强对乡镇档案工作人员的政治业务培训，特别要有计划地安排他们到各级档案管理部门培训。
4、要以收集工作为契机，进一步提高档案质量。收集工作的好坏决定着乡镇档案工作水平，因此必须下决心抓好档案的收集工作。乡镇工作千头万绪，产生的文件材料种类甚多，零星分散，在收集工作中，如果不了解每一项工作的内容、进度，以及产生文件材料的情况，就会毫无头绪，乱抓一气。因此，一要在平时工作中不仅应严格执行归档制度，而且还要注意了解各个时期、各个方面工作的内容、特点、程序以及产生文件的情况等等。这样就能区分不同情况，按照不同要求有针对性、有目的地与有关人员联系、检查并督促他们按工作要求形成应有的文件材料，并准时清退归档。二要建立岗位责任制。建立责任制是保证文件材料齐全完整的好办法。具体的做法是在乡镇领导协助下，把文件办理和归档等列入乡镇干部和各类工作人员的责任范围，作出明确的规定。这样，乡镇每进行一项工作都有明确的制度保证，有利于解决档案材料不齐、不全的问题。三要从实际出发确定档案收集量和保存期限。收集宜多不宜少，保存宜长不宜短，防止一些有价值档案资料的遗失。
5、要以检查指导为手段，抓好基层档案管理。《档案法》第六条第三款规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”乡镇作为一级政权组织，乡镇档案员有责任帮助行政村、乡镇企业事业单位建立健全档案工作，同时做好业务监督、检查和指导，并帮助专业户、重点户建立档案，因此，各乡镇要建立档案工作网络，发挥档案行政管理和档案保管利用两种职能的作用，并积极开展各项工作，同时，要建立《档案法》执法检查制度，每年对乡镇所属的村委会、乡镇企业事业单位至少开展一次档案立卷归档质量检查，必要时可组织全乡档案工作的总结评比，表彰先进，鞭策后进，促进全乡档案工作全面平衡的发展。
6、要以规章制度来规范乡镇档案管理。建立、健全和完善档案工作制度是实现档案规范化的必要措施。乡镇档案工作专业性、综合性强，涉及面广，情况复杂，为了保证乡镇档案工作的正常化、制度化，必须建立健全规章制度，对机构设置、管理体制、管理范围、收集归档、整理、鉴定、保管、借阅、利用等各项工作作出明确规定，以使档案管理的全过程达到规范化、制度化，为档案工作的开展提供重要的制度保证。
7、要主动开发利用以体现档案价值。档案工作的根本目的是为了利用。档案收集得再多，管理得再好，如果不利用也是废纸一堆，档案工作也就失去了存在的价值。因此，一定要花大力气开展提供利用工作，变被动服务为主动服务，对档案信息资源进行再加工，搞好档案编纂工作。
乡镇档案工作是一项重要而艰巨的系统工程，建设好新形势新体制下的乡镇档案工作任重而道远。局部现状固然令人担忧，但事在人为，鼓足干劲、紧抓实干，形成县、乡镇、村上下齐抓共管的氛围，相信乡镇档案工作必然会出现一个蓬勃发展的崭新局面。
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